03 sep #1 Your controls, my controls

Lessen uit de luchtvaart #1: Wie heeft de controls in handen?

Onrustig gevoel

Stel je voor: op je vlucht naar New York word je bij de vliegtuigdeur vriendelijk welkom geheten door een oudere en gezag uitstralende man. ‘Goedemorgen, welkom op deze vlucht. Vandaag ga ik met pensioen, ik stel u voor aan de nieuwe captain’. Je ziet een jonge man naast hem staan in vlieguniform. Met 4 strepen op de revers en blosjes op zijn wangen. “Ik zit bij u achterin maar loop regelmatig naar de cockpit om hand- en spandiensten aan te bieden. Maar maakt u zich vooral niet ongerust hoor, ik heb volledig vertrouwen in de volgende generatie.’ Zit je dan ontspannen in de stoel tijdens die lange vlucht? Je ziet de discussie in de cockpit al voor je.  

Een dergelijke situatie komt natuurlijk niet in het echt voor. Alhoewel, zo gaat het vaak wel bij een overdracht van leiding in een bedrijf. Medewerkers ervaren vaak hetzelfde onzekere en angstige gevoel. Maak dus duidelijk wie het roer in handen heeft bij bepaalde beslissingen. Aan iedereen in de organisatie, maar ook aan de buitenwereld. 

100% veilig 

Een vliegtuig besturen doe je niet zomaar. Er gelden strikte afspraken. Wanneer meerdere piloten in de cockpit aanwezig zijn is er maar 1 piloot die het vliegtuig bestuurt, de ‘controls’ in handen heeft. Dit is de Piloot Flying (PF). Als hij of zij de controls overdraagt naar de andere piloot dan wordt dat duidelijk gecommuniceerd. De Piloot Flying (PF) zegt dan: ‘You have Controls’. De Piloot Monitoring (PM) bevestigt met: ‘I have Controls’. En zo wordt de Piloot Flying, Piloot Monitoring en andersom. De omgedraaide rollen (én verantwoordelijkheden) zijn volstrekt duidelijk. Logisch. Want een heldere communicatie is namelijk essentieel voor een goede en veilige besturing van het vliegtuig. Zeker bij onverwachte gebeurtenissen.  

Levensgevaarlijke situatie 

Zonder een goede communicatie in de luchtvaart ontstaan levensgevaarlijke situaties. Maar hoe is dat eigenlijk bij jou in de organisatie geregeld? Is het voor iedereen altijd even duidelijk wie de leiding heeft?, wie de uiteindelijke beslissingen neemt in een bepaalde situatie? Gaat het juist daar niet vaak mis? Hoe vaak is het voor medewerkers onduidelijk bij wie ze moeten zijn, of als ze dat wel weten, te horen krijgen van de beslisser: ‘Leg het nog maar even voor aan ….’ En hoe vaak zie je niet onwenselijke situaties ontstaan bij de overdracht binnen een familiebedrijf. De vorige generatie zit dan toch nog graag af en toe aan de besturing of navigatie instellingen. Zonder instemming van de nieuwe bestuurder (Pilot Flying).  

Het resultaat? Een levensgevaarlijke situatie … in een vliegtuig, maar ook voor jouw organisatie! 

Loslaten is een kunst 

Gebrek aan communicatie en onduidelijkheid over rollen komt niet alleen voor bij het overdragen van leiding, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het hoogste niveau. Ook bij de invoering van gedelegeerd leiderschap worden zelfsturende en zelfmanagement teams hierdoor stuurloos. De intentie en theorie klinken als een klok, de praktijk is echter weerbarstiger. Loslaten is namelijk een kunst. En loslaten betekent niet: ogen sluiten en hopen op een goede afloop. Als ‘Pilot Monitoring’ kun je wel degelijk de ‘Pilot Flying’ wijzen op zaken die hij of zij wellicht over het hoofd ziet. Gewoon: ter aanvulling en ondersteuning en niet met de intentie om de besturing over te nemen. En is er een noodsituatie? Dan is het voor alle partijen duidelijk: ‘I have Controls – You have Controls’. Alleen dan vliegen we veilig verder. 

Ik vlieg. Ik beslis. 

Kortom: maak duidelijk wie ‘In Control’ is. Inclusief verantwoordelijkheden en bevoegdheden. (en dat is dus niet altijd de piloot met de meeste strepen). Een kwestie van eenduidig acteren en optimaal communiceren. Dan wordt ondernemen net zoals vliegen. 

Uit ervaring als vlieger en instructeur weet ik dat je focus en concentratie automatisch toenemen wanneer je je realiseert dat jij de enige bent die het vliegtuig bestuurt. Je bent haarscherp. Met als mooie beloning het euforische en voldane gevoel na een feilloze landing. Zo, dat heb je toch maar mooi zelf geflikt! 

Goede vlucht!

Your Controls, My Controls is een gezamenlijk blog van AIRCONTROLS.